横向合同签订后，项目负责人需要把签署的合同原件交到科技开发部办理合同归档备案，具体流程如下：

一、合同归档

（一）归档时间

合同通过审批后，合同各方法人签字盖章，项目负责人或经办人在一个月内将合同原件交到科技开发部知识产权办公室（地址：王克桢楼14层）。如果超出合同终止时间归档，需要在用印审批表空白处说明原因，项目负责人签字，并就相应风险责任等做出承诺。

（二）归档材料

1.进款合同

技术开发合同、技术服务合同、技术咨询合同、技术转让合同、技术许可合同等，需要交回两份合同原件和一份《北京大学用印审批表》。如果需要，再根据审批老师的最终意见，提交其它材料。

申请办理合同登记、免税的合同还需要交一份《技术合同登记申请表》，具体申请方法详见合同认证登记、核定免税流程。

2.出款合同和其他合同

出款合同、补充协议、保密协议、变更协议等，需要交回一份合同原件和一份《北京大学用印审批表》。

（三）归档注意事项

1.归档合同必须按照合同约定由法定代表人或授权代表签字并盖章。若由授权代表签字时，原则上需要提供法人授权委托书。

2.合同签署时要名章一致。

3.合同签订日期和盖章日期原则保持一致，不能早于督查室审批通过之日，如果有特殊情况，需由项目负责人在用印审批表空白处说明原因，并经审批后方可办理。

二、合同入库管理

合同归档后,知识产权办公室工作人员在1-3个工作日内把合同信息录入到科研合同管理系统中，生成合同编号，合同扫描件同时上传到附件中。

三、合同借阅

如果需要了解合同信息，由项目负责人自行或授权经办人登录科研管理信息系统查阅合同信息，（路径：科技开发部主页-科研管理系统-负责项目-我的项目）下载合同扫描件。

如果特别需要借阅纸质版合同原件，出具项目负责人签字的借阅申请办理非项目负责人借阅或调取合同原件需持有相关单位介绍信。

如有疑问，可拨打科技开发部知识产权办公室电话62759153咨询。